Dataskyddspolicy

Vilken information samlar vi in?

Personuppgifter som vi kan komma att behandla är namn, kontaktuppgifter (adress, e-postadress och telefonnummer), personnummer, faktureringsinformation, inloggningsuppgifter, när du kontaktar vår support samlar vi in den information du uppger till oss för att vi ska kunna hjälpa dig med ditt ärende, inspelade samtal, samt IP-adress och annan information som samlas in via cookies och liknande tekniker. Vi sparar även data om vilka av våra tjänster du beställer och använder samt på vilket sätt du använder dem.

Besökare av vår webbplats

När du besöker vår webbplats samlar vi in information via cookies. Mer information om våra cookies och hur vi använder dem finns i vår cookiepolicy.

På vår webbplats kan du komma i kontakt med oss via ett formulär eller om du ska chatta med oss så använder vi oss av en tredjepartsservice som samlar in namn och e-post samt chatthistorik. Uppgifterna kan komma att sparas och behandlas vidare för andra ändamål, se nedan.

Kund

Om du är privatperson eller enskild näringsidkare samt kund till oss kommer till stor del all information om dig som vi tar del av och behandlar utgöras av personuppgifter.

• Upprätta ditt konto hos oss och erbjuda de tjänster som vi har åtagit oss att leverera samt ta betalt för tjänsterna, allt i enlighet med vårt avtal. Vi kommer att kontakta och kommunicera med dig på olika sätt till exempel när vi ger dig support. Vi behandlar även personuppgifter i samband med felsökning och driftstörning. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt avtal.
• Förbättra befintliga och utveckla nya tjänster. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av produktutveckling.
• Marknadsföra Binero och våra tjänster. Vi använder oss av direktmarknadsföring via e-post som du självklart kan tacka nej till, där vi visar dig relevanta produktrekommendationer och erbjudanden.
• Fullgöra våra rättsliga skyldigheter. Dina personuppgifter behandlas, inklusive överförs och sparas, i den utsträckning det krävs för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt tillämplig lag eller andra rättsliga förpliktelser, exempelvis bokföring eller rapportering till myndigheter.
• Skydda dig, Binero och andra. Vi kan behandla dina personuppgifter om det behövs för att försvara eller göra gällande våra, dina eller andras juridiska rättigheter, affärsintressen eller andra legitima intressen. Det kan exempelvis behövas om du eller någon annan riktar krav mot oss. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att skydda dig och andra samt för andra berättigade intressen, såsom vårt intresse av att kunna försvara oss mot eller göra gällande rättsliga anspråk.

Representant för kund och användare av våra tjänster

Om du kommer i kontakt med Binero i egenskap av anställd hos en kund till oss eller användare av våra tjänster kommer vi att behandla dina personuppgifter, inklusive information om din användning av våra tjänster, för att vi ska kunna:

• Skapa ditt användarkonto hos oss och tillhandahålla de tjänster som vi åtagit oss att leverera i avtalet med din arbetsgivare eller uppdragsgivare. Vi kommer att kontakta och kommunicera med dig på olika sätt, till exempel när vi ger er support. Vi behandlar även personuppgifter i samband med felsökning och driftstörning. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att fullgöra avtalet med din arbetsgivare/uppdragsgivare.
• Förbättra befintliga och utveckla nya tjänster. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av produktutveckling.
• Marknadsföra Binero och våra tjänster. Vi använder oss av direktmarknadsföring via e-post som du självklart kan tacka nej till, där vi visar dig relevanta produktrekommendationer och erbjudanden.

Potentiell kund eller representant för potentiell kund

Dina personuppgifter kommer att behandlas av oss för att vi ska kunna:

• Marknadsföra Binero och de tjänster vi tillhandahåller som vi tror är av intresse för dig eller för din arbetsgivare. Vi använder oss av direktmarknadsföring via e-post (som du självklart enkelt kan tacka nej till) där vi visar relevanta produktrekommendationer och erbjudanden och tar även kontakt per telefon. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra oss.

Representant för leverantör eller samarbetspartner

Om du är anställd av ett företag som är leverantör eller samarbetspartner till oss kommer dina personuppgifter att behandlas av oss för att vi ska kunna:

• Fullgöra de rättigheter och skyldigheter vi har enligt det avtal som din arbetsgivare ingått med oss, såsom utförande av administration, fakturering och betalning samt för kommunikation. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att fullgöra avtalet med din arbetsgivare.

Jobbsökande

Personuppgifter är uppgifter som samlas in i samband med en jobbansökan som exempelvis CV, personligt brev, namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, foto, kön, tidigare arbetslivserfarenhet, betyg, utbildning, personliga egenskaper och familjeförhållanden. Personuppgifter samlas även in vid eventuella intervjuer, och kan också samlas in i samband med referenstagning inför anställning.

Känsliga personuppgifter behandlas endast om det är nödvändigt eller om du uttryckligen samtycker till behandlingen. Till exempel kan känsliga personuppgifter behandlas om du har en funktionsnedsättning eller andra särskilda behov som vi behöver ta hänsyn till i rekryteringsprocessen.

Besökare av våra lokaler eller fastigheter

Vi har ett fåtal lokaler och fastigheter där vi har kamerabevakning som sker i och runt våra fastigheter, exempelvis kontorslokal eller serverhall som är av högt skyddsvärde. Kameror monteras där vi har gjort en bedömning att behov finns. Vilka de platserna är framgår av tydlig skyltning på respektive plats.

• Det är en intresseavvägning där vi har bedömt att kamerabevakning behövs för att skapa en trygghet i och runt våra fastigheter för att kunna säkerställa säkerhet och ordning.
• Personuppgifter som samlas in är bildmaterial med ljudupptagning som kommer från den kamerabevakning som föreligger i vissa av våra fastigheter. Om det förekommer så finns det en tydlig skyltning om detta i och runt om i fastigheten. I de fall bildmaterialet innehåller en identifierad eller identifierbar fysisk person, utgör detta personuppgifter. Vid användning av passerbricka kommer Binero av säkerhetsskäl att samla in och lagra information om in- respektive utpasseringar, namn, telefonnummer och brickans identifikationsnummer.
• För att minimera risken för intrång i den personliga integriteten har vi valt att minimera lagringstiden för det inspelade materialet i så stor utsträckning som möjligt. Vi har vidare sett till att enbart ett fåtal personer hos Binero har tillgång till det inspelade materialet och vi har löpande rutiner för hur inspelat material får hanteras och lämnas ut. Men som lägst sparas inspelat material samt information om användning av passerbricka i två (2) månader. Materialet finns lagrat inom Sverige.
• Vi är väldigt restriktiva med att lämna ut bildmaterial men ibland är det nödvändigt. Det innebär att de som kan få tillgång till materialet, utöver en begränsad krets av personal på Binero, är myndigheter i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut eller till berörda brottsbekämpande myndigheter när detta krävs för till exempel en brottsutredning.

Hur vi skyddar dina personuppgifter?

Vi har ett omfattande system med flera säkerhetsnivåer genom både logisk nätbegränsning, accessnivåer, larm och intrångsskydd av olika slag. Vi arbetar också enligt ”Privacy by design” vid utveckling, både internt och tillsammans med partners.

Vi är också certifierade enligt ISO 9001 (Kvalitet) och ISO 27001 (Datasäkerhet) och genom detta arbetar vi strukturerat med rutiner och processer för att uppfylla de säkerhets- och kvalitetssystem som dessa certifieringar innebär.

All personal är dessutom utbildad inom dataskydd, och uppdateras årligen i detta.

Dina rättigheter som registrerad

Rätt till information

Den registrerade har rätt att få information när personuppgifter behandlas. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av oss som personuppgiftsansvariga både när uppgifterna samlas in och när den registrerade annars begär det.

Rätt till tillgång

Den registrerade har rätt att vända sig till er som personuppgiftsansvariga för att få veta om personuppgifter behandlas eller inte.

Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att vända sig till oss som personuppgiftsansvariga och be att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att den registrerade har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Att vi som personuppgiftsansvariga också själva måste se till att uppgifterna är korrekta och uppdaterade framgår redan av de grundläggande principerna i dataskyddsförordningen.

Om uppgifter rättas på den registrerades begäran måste vi som personuppgiftsansvariga informera dem som de har lämnat ut uppgifter till om att uppgifter rättats. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats. Den registrerade har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut.

Rätt till radering

Den registrerade har rätt att begära radering om uppgifter, förutsatt att uppgifterna inte längre är nödvändiga för syftet som de samlades in eller på annat sätt behandlas för eller om det saknas rättslig grund för att behandla uppgifterna.

Rätt till begränsning

Den registrerade har rätt att vända sig till er som personuppgiftsansvariga för att få veta om personuppgifter behandlas eller inte.

Rätt till att göra invändningar

Den registrerade har rätt att vända sig till er som personuppgiftsansvariga för att få veta om personuppgifter behandlas eller inte.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om denna anser att vi behandlar uppgifter om den registrerade i strid med dataskyddsförordningen.

När du vill utöva dina rättigheter ber vi dig i första hand kontakta vårt dataskyddsombud snarast.

Som kund kan du när som helst logga in i vår portal och kontrollera informationen som finns sparad på ditt konto och i de flesta fall ändra eller ta bort informationen. Du har rätt att be oss ta bort informationen vi har sparad om dig. För vissa ändamål som exempelvis på grund av bokföringslagen och andra relevanta lagar måste spara informationen även efter att en begäran om radering har hanterats.

Utbildad och medveten personal

Vi har genomgått utbildningar samt en intern GDPR-certifiering för all vår personal inom alla avdelningar, och gör det löpande en gång per år. Vi har också spetskompetens och leverantörs/systemstöd för att hålla oss uppdaterade och arbeta aktivt med att efterfölja direktiven och försöka underlätta detta även för våra kunder.

Certifieringar

Vi är certifierade både enligt kvalitetsstandarden ISO 9001, miljöledning ISO 14001 samt informationssäkerhetsstandarden ISO 27001 och har uppfyllt de hårda krav på rutiner, processer och olika system som finns i dessa.

Övrigt

Innehållet i denna dataskyddspolicy kan komma att förändras med tiden. Vi kommer alltid hålla våra kunders integritet högt, och följer alla dataskyddslagar inom EU och Sverige. Om vi genomför större förändringar kommer dessa kommuniceras via e-post och i din kundportal. Vill du hålla dig uppdaterad löpande rekommenderar vi att läsa denna policy med jämna mellanrum.

Annan viktig information om hur vi arbetar med GDPR, både som biträde och ansvarig, finns att ta del av i vår dataskyddspolicy och vår bilaga till personuppgiftsbiträdesavtalet som beskriver hur vi behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde. För övriga frågor hänvisar vi till IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) som har mycket bra information och guider för att jobba med GDPR.