Tietosuojakäytäntö

Mitä tietoja keräämme?

Henkilötietoja, joita voimme käsitellä, ovat nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero), henkilötunnus, laskutus- ja maksutiedot, kirjautumistiedot, kun otat yhteyttä tukeen, keräämme tiedot, jotka annat meille, jotta voimme auttaa sinua asiassasi, tallennetut puhelut sekä IP-osoite ja muut tiedot, jotka kerätään evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla. Tallennamme myös tiedot siitä, mitä palveluitamme tilaat ja käytät sekä miten käytät niitä.

Verkkosivustomme kävijät

Kun vierailet verkkosivustollamme, keräämme tietoja evästeiden avulla. Lisätietoja evästeistämme ja niiden käytöstä löytyy evästekäytännöstämme.

Voit ottaa meihin yhteyttä verkkosivustollamme lomakkeen kautta tai chatin kautta. Chatissa käytämme kolmannen osapuolen palvelua, joka kerää nimesi, sähköpostiosoitteesi ja chat-historian. Tiedot voidaan tallentaa ja käsitellä edelleen muihin tarkoituksiin, katso alla.

Asiakas

Jos olet yksityishenkilö tai yksityinen elinkeinonharjoittaja ja asiakkaamme, suurin osa sinusta keräämistämme ja käsittelemistämme tiedoista on henkilötietoja.

• Luo tili palveluumme ja tarjoa palveluja, jotka olemme sitoutuneet toimittamaan, sekä veloita palveluista sopimuksen mukaisesti. Otamme sinuun yhteyttä ja viestimme kanssasi eri tavoin, esimerkiksi kun tarjoamme tukea. Käsittelemme henkilötietoja myös vianmäärityksen ja toimintahäiriöiden yhteydessä. Käsittely on välttämätöntä sopimuksen täyttämiseksi.
• Parantaa olemassa olevia palveluja ja kehittää uusia palveluja. Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme tuotekehitykseen.
• Markkinoida Bineroa ja palveluitamme. Käytämme suoramarkkinointia sähköpostitse, josta voit tietysti kieltäytyä, ja esittelemme sinulle relevantteja tuotesuosituksia ja tarjouksia.
• Noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme. Henkilötietojasi käsitellään, mukaan lukien siirretään ja tallennetaan, siinä laajuudessa kuin se on tarpeen, jotta voimme täyttää velvollisuutemme sovellettavan lain tai muiden lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti, kuten kirjanpito tai viranomaisille raportointi.
• Suojaa itseäsi, Bineroa ja muita. Voimme käsitellä henkilötietojasi, jos se on tarpeen meidän, sinun tai muiden oikeuksien, liiketoimintamme tai muiden oikeutettujen etujen puolustamiseksi tai toteuttamiseksi. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi, jos sinä tai joku muu esittää vaatimuksia meitä kohtaan. Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme suojella sinua ja muita sekä muita oikeutettuja etuja, kuten etuamme puolustautua tai puolustaa oikeudellisia vaatimuksia.

Asiakkaan ja palveluidemme käyttäjän edustaja

Jos otat yhteyttä Bineroon asiakkaan työntekijänä tai palveluidemme käyttäjänä, käsittelemme henkilötietojasi, mukaan lukien tiedot palveluidemme käytöstäsi, jotta voimme:

• Luo käyttäjätili palveluumme ja tarjoamme sinulle palvelut, jotka olemme sitoutuneet toimittamaan sopimuksessa työnantajasi tai toimeksiantajasi kanssa. Otamme sinuun yhteyttä ja viestimme kanssasi eri tavoin, esimerkiksi kun tarjoamme tukea. Käsittelemme henkilötietoja myös vianmäärityksen ja toimintahäiriöiden yhteydessä. Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme täyttää sopimuksen työnantajasi/toimeksiantajasi kanssa.
• Parantaa olemassa olevia palveluja ja kehittää uusia palveluja. Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme tuotekehitykseen.
• Markkinoida Bineroa ja palveluitamme. Käytämme suoramarkkinointia sähköpostitse, josta voit tietysti kieltäytyä, ja esittelemme sinulle relevantteja tuotesuosituksia ja tarjouksia.

Potentiaalinen asiakas tai potentiaalisen asiakkaan edustaja

Henkilötietojasi käsitellään, jotta voimme:

• Markkinoida Bineroa ja tarjoamiamme palveluita, jotka uskomme kiinnostavan sinua tai työnantajaasi. Käytämme sähköpostitse tapahtuvaa suoramarkkinointia (jonka voit tietysti helposti kieltäytyä), jossa esittelemme sinulle relevantteja tuotesuosituksia ja tarjouksia, ja otamme sinuun yhteyttä myös puhelimitse. Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme markkinoida itseämme.

Toimittajan tai yhteistyökumppanin edustaja

Jos olet palveluksessamme toimittajana tai yhteistyökumppanina, käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme:

• Täyttää oikeudet ja velvollisuudet, jotka meillä on sinun työnantajasi kanssa tehdyn sopimuksen nojalla, kuten hallinnon hoitaminen, laskutus ja maksut sekä viestintä. Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutetun etumme täyttää sopimuksen sinun työnantajasi kanssa.

Työnhakija

Henkilötiedot ovat tietoja, jotka kerätään työnhakemuksen yhteydessä, kuten ansioluettelo, henkilökohtainen kirje, nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, valokuva, sukupuoli, aiempi työkokemus, arvosanat, koulutus, henkilökohtaiset ominaisuudet ja perhetilanne. Henkilötiedot kerätään myös mahdollisissa haastatteluissa ja ne voidaan kerätä myös työhönottoprosessin yhteydessä tehtävien suositusten yhteydessä.

Herkkiä henkilötietoja käsitellään vain, jos se on tarpeen tai jos olet nimenomaisesti suostunut käsittelyyn. Herkkiä henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi, jos sinulla on vamma tai muita erityistarpeita, jotka meidän on otettava huomioon rekrytointiprosessissa.

Vierailijat tiloissamme tai kiinteistöissämme

Meillä on muutama toimitila ja kiinteistö, joissa on kameravalvonta kiinteistöjemme sisällä ja ympärillä, esimerkiksi toimistotiloissa tai palvelinhallissa, jotka ovat erittäin suojeltavia. Kamerat on asennettu sinne, missä olemme arvioineet niiden tarpeelliseksi. Kamerien sijainti on merkitty selvästi kuhunkin paikkaan.

• Se on etujen punnitseminen, jossa olemme arvioineet, että kameravalvonta on tarpeen turvallisuuden ja järjestyksen varmistamiseksi kiinteistöissämme ja niiden ympäristössä.
• Kerättävät henkilötiedot ovat kuvamateriaalia ja äänitallenteita, jotka ovat peräisin tietyissä kiinteistöissämme olevista valvontakameroista. Jos tällaisia kameroita on, siitä on selkeä ilmoitus kiinteistön sisällä ja sen ympäristössä. Jos kuvamateriaali sisältää tunnistettavan tai tunnistettavissa olevan fyysisen henkilön, kyseessä ovat henkilötiedot. Passikortin käytön yhteydessä Binero kerää ja tallentaa turvallisuussyistä tiedot sisään- ja uloskäynneistä, nimestä, puhelinnumerosta ja kortin tunnistenumerosta.
• Henkilökohtaisen tietosuojan loukkaamisen riskin minimoimiseksi olemme päättäneet minimoida tallennetun materiaalin säilytysajan mahdollisimman paljon. Lisäksi olemme varmistaneet, että vain harvoilla Binero-työntekijöillä on pääsy tallennettuun materiaaliin, ja meillä on jatkuvat rutiinit tallennetun materiaalin käsittelystä ja luovuttamisesta. Tallennettu materiaali ja tiedot kulkukortin käytöstä säilytetään kuitenkin vähintään kahden (2) kuukauden ajan. Materiaali on tallennettu Ruotsissa.
• Olemme erittäin tiukkoja kuvamateriaalin luovuttamisessa, mutta joskus se on välttämätöntä. Tämä tarkoittaa, että materiaaliin pääsevät käsiksi Binero-yrityksen rajoitetun henkilöstön lisäksi viranomaiset, jos se on lain tai viranomaisen päätöksen mukaan tarpeen, tai rikoksentorjunnasta vastaavat viranomaiset, jos se on tarpeen esimerkiksi rikostutkinnan vuoksi.

Kuinka suojelemme henkilötietojasi?

Meillä on kattava järjestelmä, jossa on useita turvallisuustasoja, kuten looginen verkon rajoitus, käyttöoikeustasot, hälytykset ja erilaiset tunkeutumisen estot. Noudatamme myös ”Privacy by design” -periaatetta kehitystyössä sekä sisäisesti että yhteistyökumppaneidemme kanssa.

Olemme myös ISO 9001 (laatu) ja ISO 27001 (tietoturva) -sertifioituja, minkä ansiosta työskentelemme järjestelmällisesti menettelytapojen ja prosessien mukaisesti täyttääksemme näiden sertifikaattien edellyttämät turvallisuus- ja laatujärjestelmät.

Kaikki henkilökunta on lisäksi saanut tietosuojakoulutuksen, joka päivitetään vuosittain.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietojen käsittelystä on annettava tietoa meiltä, jotka olemme henkilötietojen rekisterinpitäjinä, sekä tietojen keräämisen yhteydessä että rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus pääsyyn

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä teidän puoleenne henkilötietojen rekisterinpitäjänä saadakseen tietää, käsitelläänkö henkilötietoja vai ei.

Oikeus oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä meihin henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tämä tarkoittaa myös, että rekisteröidyllä on oikeus täydentää puuttuvia henkilötietoja, jotka ovat merkityksellisiä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietosuojavastaavana meidän on myös itse huolehdittava siitä, että tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia, mikä käy jo ilmi tietosuoja-asetuksen perusperiaatteista.

Jos tiedot korjataan rekisteröidyn pyynnöstä, meidän on henkilötietojen rekisterinpitäjänä ilmoitettava tietojen korjaamisesta niille, joille tiedot on luovutettu. Tämä ei kuitenkaan koske tapauksia, joissa se osoittautuu mahdottomaksi tai liian työlääksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietoja siitä, kenelle tiedot on luovutettu.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tiedot eivät ole enää tarpeen niiden keräämisen tai muulla tavalla käsittelyn tarkoituksen kannalta tai jos tietojen käsittelylle ei ole laillista perustetta.

Oikeus rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä teidän puoleenne henkilötietojen rekisterinpitäjänä saadakseen tietää, käsitelläänkö henkilötietoja vai ei.

Oikeus esittää vastalauseita

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä teidän puoleenne henkilötietojen rekisterinpitäjänä saadakseen tietää, käsitelläänkö henkilötietoja vai ei.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa mahdollisuus saada sinua koskevat henkilötiedot käyttöönsä muualle, esimerkiksi siirtää tiedot toiselle henkilötietojen rekisterinpitäjälle.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (IMY), jos hän katsoo, että käsittelemme rekisteröidyn tietoja tietosuoja-asetuksen vastaisesti.

Kun haluat käyttää oikeuksiasi, pyydämme sinua ottamaan ensisijaisesti yhteyttä tietosuojavastaavaamme mahdollisimman pian.

Asiakkaana voit milloin tahansa kirjautua portaaliimme ja tarkistaa tililläsi olevat tiedot sekä useimmissa tapauksissa muuttaa tai poistaa niitä. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinusta tallentamamme tiedot. Joissakin tapauksissa, esimerkiksi kirjanpitolain ja muiden asiaankuuluvien lakien nojalla, meidän on säilytettävä tiedot myös sen jälkeen, kun poistopyyntö on käsitelty.

Koulutettu ja tietoinen henkilökunta

Olemme kouluttaneet ja sertifioineet sisäisesti GDPR-vaatimusten mukaisesti koko henkilöstömme kaikissa osastoissa, ja teemme tämän säännöllisesti kerran vuodessa. Meillä on myös huippuosaamista ja toimittaja-/järjestelmätukea, jotta pysymme ajan tasalla ja voimme aktiivisesti noudattaa direktiivejä ja helpottaa tätä myös asiakkaillemme.

Sertifikaatit

Olemme sertifioituja sekä laatustandardin ISO 9001, ympäristöjohtamisen ISO 14001 että tietoturvastandardin ISO 27001 mukaisesti ja täytämme näiden standardien tiukat vaatimukset menettelytavoista, prosesseista ja erilaisista järjestelmistä.

Muuta

Tämän tietosuojakäytännön sisältö voi muuttua ajan myötä. Pidämme asiakkaidemme yksityisyyttä aina tärkeänä ja noudatamme kaikkia EU:n ja Ruotsin tietosuojalakeja. Jos teemme suurempia muutoksia, niistä ilmoitetaan sähköpostitse ja asiakaspalveluportaalissasi. Jos haluat pysyä ajan tasalla, suosittelemme lukemaan tämän käytännön säännöllisesti.

Muuta tärkeää tietoa siitä, miten toimimme GDPR:n mukaisesti sekä henkilötietojen käsittelijänä että rekisterinpitäjänä, löytyy tietosuojakäytännöstämme ja henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen liitteestä, jossa kuvataan, miten käsittelemme henkilötietoja henkilötietojen käsittelijänä. Muissa kysymyksissä viittaamme IMY:hin (Integritetsskyddsmyndigheten, tietosuojavaltuutettu), joka tarjoaa erittäin hyvää tietoa ja ohjeita GDPR:n soveltamisesta.