3 oktober 2019

Så blir distansarbetet en vinst för alla

Så blir distansarbete en vinst för alla

Det är ingen överdrift att säga att sättet vi arbetar på har förändrats i grunden tack vare den digitala utvecklingen. Men det är inte bara själva arbetet som förändrats – även arbetsplatsen har genomgått en smärre revolution. Därför måste företag ha koll på alla nya möjligheter, och hur tekniken på bästa sätt kan lyfta arbetet i organisationen – även när de anställda inte sitter på kontoret. 

För inte allt för många år sedan var de flesta av oss bundna till en stationär dator på ett skrivbord i en kontorsbyggnad. Idag har gränserna suddats ut mellan hur, var, när och med hjälp av vad vi sköter våra arbeten. Vi har de senaste åren pratat allt mer om den mobila arbetsplatsen och den mobila arbetaren. Mobilitet har utan tvekan öppnat fantastiska möjligheter för både en ökad produktivitet och nöjdare anställda. Men samtidigt ställer mobiliteten ökade krav på organisationen – inte minst på att de tekniska lösningarna både måste fungera smärtfritt och vara så säkra som möjligt.

Redan för tre år sedan släppte rekryteringsföretaget Manpower en rapport som slog fast att över hälften av alla jobb i Sverige går att genomföra på distans. Ingenting tyder på att den siffran kommer att bli mindre i framtiden. I rapporten lyftes också att en fjärdedel av de arbetare som hade möjlighet att arbeta på distans också gjorde det minst en gång i veckan.

Mer effektivt arbete utanför kontoret

Bland de vanligaste anledningarna till distansarbete nämns främst att det borgar för mer effektivitet jämfört med att sitta i ett öppet kontorslandskap där avbrott och störmoment haglar tätt. En global IPSOS-studie, beställd av kontorsföretaget Steelcase, visar att vi i ett öppet kontorslandskap blir avbrutna i någon form var elfte minut, och att 85 procent av arbetarna i studien uppgav att de hade svårt att koncentrera sig på det arbete de skulle utföra. Det kunde också ta uppemot 25 minuter innan de lyckats uppnå samma fokus som innan de blev avbrutna (med avbrott var elfte minut blir det här förhållandet förstås snabbt ohållbart).Det här kan förstås vara förödande för de anställdas prestation, men det får ännu mer långtgående konsekvenser för företagen. Enligt analysföretaget Gallup kostar ofokuserade anställda sina arbetsgivare nästan 500 miljarder dollar årligen bara i USA.

En annan rikstäckande studie i Danmark visade häpnadsväckande siffror kring sjukskrivningar – anställda som satt i öppna kontorslandskap hade hela 62 procent fler sjukdagar än anställda med eget rum eller som jobbade på distans. Frågan om arbetsmiljön på våra kontor är viktig att lyfta när vi pratar om möjligheten till att erbjuda distansarbete, men det finns många andra än kontorsarbetare som har stor nytta av bra fjärrlösningar.

Det finns potentiellt enorma produktivitetsvinster att hämta i branscher som traditionellt haft många anställda ”ute på fältet” men som för att rapportera, kommunicera och komma åt viktiga filer och dokument, ändå tvingats åka in till ett fast kontor. Genom att till exempel företag inom bygg, installation och infrastruktur ger sina anställda möjligheten att ha kontoret på fickan, kan både kommunikation och processer snabbas upp avsevärt.

Andra fördelar som många glömmer är att distansarbete är bra för miljön och klimatet. Om bara ytterligare någon procent av de svenska arbetarna i högre grad jobbade hemifrån, i stället för att varje dag sitta i timslånga bilköer in och ut ur städerna, skulle det ge mycket positiva effekter på klimatet. För företag som har svårt att hitta rätt kompetens i närområdet öppnar också möjligheten till distansarbete för bättre och snabbare rekryteringsprocesser. Du blir dessutom en mer attraktiv arbetsgivare om du kan vara flexibel med arbetsplatsen.

Ställer nya krav på både organisation och teknik

Men allt är förstås inte guld och gröna skogar – distansarbete ställer nya och högra krav på IT-funktionen i organisationen. En Sifo-undersökning bland över tusen tjänstemän, visade att 63 procent upplevde att det ofta inte gick att arbeta effektivt på distans på grund av svårigheter att komma åt system som var nödvändiga för arbetet och över hälften ansåg att fjärrlösningarna som användes snarast gjorde det krångligare att delta i möten. Det här är en stor utmaning för företagen. Bristfälliga verktyg och tekniska lösningar kan i många fall leda till att de anställda i sin jakt på en bättre distansupplevelse börjar använda verktyg som ligger bortom organisationens vetskap och kontroll. Detta brukar kallas skugg-IT och kan potentiellt innebära stora säkerhetsrisker. Vi har en sammanställt en lista med några saker du bör ha i åtanke när du planerar din organisations inställning till distansarbete, och val av tekniska lösningar för detta.

1. Ha rätt inställning

Var inte en gammalmodig ledare som förutsätter att alla kommer att lata sig om du ger dem chansen att jobba hemma istället för att sitta på sin plats på kontoret. I princip alla undersökningar pekar snarare på motsatsen, distansjobbare med rätt förutsättningar blir effektivare, mår bättre, är mer sällan sjukskrivna och har en bättre syn på sin arbetsgivare.

2. Säkerställ att allt finns tillgängligt

Använder ni till exempel Office365 i molnet är allt redan förberett för att användas överallt. Se till att alla vet hur det fungerar och hur dokument kan delas. E-post, kalendrar, videochatt, filresurser, intranät och andra samarbetsverktyg är annat som du måste se till att distansarbetaren inte har några problem att använda. Större affärssystem, projektytor och enskilda applikationer kan vara svårare att få på plats. Se till att du valt en leverantör som kan hjälpa dig med detta. Att låta distansjobbet sänkas på grund av bristfälliga tekniska lösningar är helt enkelt inte okej i dag. En bra lösning för fjärrskrivbord ska göra att gränserna mellan kontoret och utanför kontoret i princip suddas bort. Acceptera inget annat.

3. Distansjobb kräver planerad kommunikation

Låt oss vara ärliga, distansmöten har många nackdelar jämfört med fysiska möten. Några lager av det mänskliga skalas helt enkelt bort när vi inte kan se varandra vid samma bord. Det är också svårare att ha spontansamtal på uppstuds. Lösningar för videochatt har dock förbättrats kraftigt de senaste åren och de är helt klart att rekommendera framför rena telefonmöten. Det är viktigt att planera distansmöten minst lika väl som de vanliga i konferensrummet. Var tydlig med tider och agenda och vem som ska förbereda vad.

Vad gäller det tekniska måste du minimera risken för strul med bild och ljud. Se till att du väljer en leverantör som ligger i framkant och kan erbjuda dig en så stabil lösning som möjligt.Och, glöm inte fördelarna med distansmöten. Du sparar många restimmar, vilket både kostar miljön i form av utsläpp och ofta dig själv i form av resekostnader, bruk av firmabilar och ”dötid” som kunde ha använts på ett mer produktivt sätt. Dessutom möjliggör det för sjuka, föräldralediga eller strandliggande anställda att vara med på mötena om situationen skulle kräva det.

4. Lyssna på dina anställda

Vad vill de ha? Sällan är det här så viktigt som vid distansarbete. Låt medarbetarna komma till tals och berätta om de anser att något saknas eller behöver förändras, och försök tillfredsställa det behovet. Annars ökar risken att de själva försöker göra det med hjälp av diverse konsumentprodukter som de tycker är mer användarvänliga än det som organisationen lagt i deras knän.

5. Säkerheten i förarsätet. 

Som fortsättning på punkt 4 får du aldrig, aldrig kompromissa med säkerheten när du släpper loss distansarbetet. Se till att du valt en leverantör som också tar säkerheten på största allvar och hög säkerhetsklass på allt från skyddet av servrar till krypteringen av VPN-tunnlar.

För de organisationer som hanterar kritiska och känsliga data är det viktigt att säkerställa vem som kan (bör) komma åt den på distans, hur den kan kommas åt och hur den kan användas. Kanske bör vissa enskilda saker inte ligga på molnservrarna, eller så ska dessa inte alls gå att komma åt från till exempel ett öppet wifi-nät på strandbaren i Thailand utan alltid kräva en krypterad nätverksanslutning. Det handlar kort och gott om att du måste känna dina data och dina system utan och innan. Sätt upp tydliga policys och etablera en förståelse hos alla som har möjlighet att arbeta på distans. 

Sammanfattningsvis kan vi bara slå fast att distansarbete, understött på rätt sätt, på alla sätt kan bidra till att företaget uppnår verksamhetsmålen samtidigt som de anställda blir både effektivare och trivs bättre med sitt arbete. Att satsa på att etablera ett högpresterande mobilt arbetssätt redan idag kommer också att göra din organisation mer konkurrenskraftig i framtiden. Vi har bara sett början på den mobila revolutionen!

Vill du veta hur Binero kan hjälpa din organisation att bli mer mobil, samtidigt som ni når en ökad produktivitet? Tveka inte att kontakta oss!

«

»